Overview Proyek

Interlace CRM adalah platform manajemen klien yang dibangun khusus untuk operasional Interlace Studies Australia — sebuah education dan migration agency yang membantu klien internasional dalam proses aplikasi visa, enrollment universitas, dan layanan asuransi kesehatan seperti OSHC.

Platform ini bukan CRM generik. Setiap fitur dirancang untuk satu konteks spesifik: mengelola perjalanan klien dari konsultasi awal hingga visa disetujui atau enrollment dikonfirmasi, dengan semua aktivitas — dokumen, komunikasi, task, appointment, hingga sales forecast — tersentralisasi dalam satu sistem.

Ide Bisnis

Proses visa dan enrollment universitas Australia melibatkan banyak pihak — klien dari berbagai negara, universitas partner, Department of Home Affairs, provider asuransi, dan tim konsultan internal. Tanpa sistem yang terpusat, koordinasi ini rawan jatuh ke spreadsheet, email terpisah-pisah, dan informasi yang tidak sinkron antar staf.

Interlace Studies butuh satu platform yang bisa menjawab pertanyaan operasional sehari-hari: aplikasi klien ini sedang di tahap mana? Siapa yang bertanggung jawab follow-up? Dokumen apa yang sudah masuk dan apa yang masih kurang? Kapan jadwal appointment berikutnya?

CRM ini dibangun untuk menggantikan fragmentasi itu. Setiap klien punya profil lengkap yang menghubungkan semua aplikasi aktif mereka, dokumen yang diupload, task yang di-assign ke staf, appointment yang dijadwalkan, hingga history komunikasi — semuanya bisa diakses dari satu halaman.

Karena Interlace menangani beberapa jenis layanan sekaligus — Australian Education, US Education, Visa Service, Insurance Service — CRM juga dirancang untuk fleksibel menangani workflow yang berbeda per kategori layanan, bukan hanya satu pipeline linear.

How We Executing

Client & Application Management

Modul Clients adalah pusat operasional CRM. Setiap klien memiliki halaman detail dengan tab terpisah untuk: Activities, Applications, Interested Services, Documents, Appointments, Notes & Terms, Quotations, Accounts, Profile, Conversations, Tasks, Education, dan Check-in Logs.

Di tab Applications, setiap aplikasi berjalan di atas workflow yang bisa dikonfigurasi — misalnya Australian Education workflow punya stage: Pre-Application → Application Submission → Offer Received → Enrollment Confirmed → Enrolled. Staf bisa melihat di stage mana klien berada, memindahkan ke stage berikutnya, dan semua perubahan terekam di activity timeline dengan timestamp.

Setiap stage mendukung upload dokumen langsung — staf bisa attach file PDF ke stage tertentu, dan semua dokumen tersimpan dalam konteks aplikasi yang relevan, bukan di folder generik.

Applications View

Modul Applications memberikan visibility lintas semua klien. Staf bisa melihat semua aplikasi aktif, filter berdasarkan workflow (Australian Education, Visa Service, Insurance Service, US Service), dan melihat status per aplikasi: In Progress, At Halt, Completed, atau Discontinued — masing-masing dengan color coding yang jelas.

Setiap baris aplikasi menampilkan client name, assignee, stage in queue, product, sales forecast dalam AUD, dan berapa lama aplikasi sudah dalam queue. Ini memudahkan prioritisasi — aplikasi yang sudah 39 hari tanpa pergerakan langsung terlihat.

Services & Partners

Modul Services menampilkan semua partner institusi yang terdaftar — BUPA, Medibank, Medibank Private, Depart. of Home Affairs, University of Melbourne, UNSW Sydney, dan lainnya — dengan detail master category (Insurance/Education), partner type (Institution/HP Finance), service workflow, currency, dan jumlah courses yang tersedia. Setiap service bisa ditambahkan ke "Interested Services" klien untuk tracking minat.

Task Management

Tasks hadir dalam dua view: Table dan Board (Kanban). Board view menampilkan kolom To Do, In Progress, In Review, dan Done. Setiap task memiliki priority level (Urgent, High, Medium, Low), kategori (Follow Up, Billing, Review, Meeting, Health, Legal, General), assignee, dan link ke aplikasi spesifik (APP-1, APP-13, dll).

Task bisa dibuat langsung dari halaman aplikasi klien — staf bisa membuat task "Follow up on missing documents" atau "Schedule medical checkup" yang otomatis terhubung ke konteks aplikasi yang relevan.

Appointment Scheduling dengan Calendar Integration

Fitur Add Appointment memungkinkan staf menjadwalkan konsultasi dengan klien, lengkap dengan integrasi video conference. Platform terkoneksi dengan Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Google Meet) melalui OAuth 2.0 — sehingga ketika appointment dibuat di CRM, Google Meet link otomatis di-generate dan dikirim ke klien. Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) juga tersedia sebagai opsi integrasi.

Email & Komunikasi

Karena Google Workspace terkoneksi, staf bisa mengirim email langsung dari dalam CRM — di halaman klien ada tombol Send Email, dan semua komunikasi terekam di tab Conversations. Ini berarti tidak ada lagi bolak-balik antara Gmail dan sistem terpisah untuk melihat history komunikasi dengan klien.

Import/Export & Reporting

Dashboard mendukung Import/Export data, dan modul Reports (dengan sub-item tersembunyi) tersedia untuk analisis lebih dalam. Sales forecast per aplikasi juga terakumulasi ke dashboard metric Estimated Revenue.

Challenge We Facing

Workflow yang berbeda per layanan. Australian Education, Visa Service, Insurance, dan US Education punya tahapan proses yang tidak sama. Membangun sistem workflow yang cukup fleksibel untuk mengakomodasi perbedaan ini — tanpa membuat UI menjadi rumit — membutuhkan desain data model yang matang di awal.

Data klien yang dalam dan berlapis. Satu klien bisa punya beberapa aplikasi aktif secara bersamaan (misalnya F-1 Student Visa di Australian Education workflow dan Visa Service workflow sekaligus). Memastikan UI bisa menampilkan ini dengan jelas tanpa membingungkan staf adalah tantangan UX yang terus diiterasi.

Integrasi OAuth dengan Google & Microsoft. Implementasi OAuth 2.0 untuk dua ekosistem berbeda (Google Workspace dan Microsoft 365) dengan scope permission yang granular — Gmail read/send, Calendar manage, Meet auto-link — membutuhkan penanganan token refresh, error state, dan re-authentication yang robust. Credential tidak boleh tersimpan di database — semuanya dikelola melalui OAuth flow.

Task yang terhubung ke konteks aplikasi. Task bukan sekadar to-do list — setiap task perlu terhubung ke aplikasi spesifik, punya priority, category, assignee, dan due date. Membangun relasi ini tanpa membuat pembuatan task terasa berat bagi staf adalah balancing act antara completeness dan usability. Solusinya adalah form task yang bisa diakses langsung dari halaman aplikasi, dengan beberapa field yang sudah pre-filled dari konteks.

Konsistensi status lintas view. Status aplikasi yang sama perlu konsisten terlihat di Client detail page, Applications list view, Task board, dan Dashboard summary. Satu perubahan status di satu tempat harus langsung terefleksi di semua view — ini membutuhkan arsitektur data yang clean dan tidak ada state yang disimpan di frontend secara independen.

Success Metrics

Operasional:

Seluruh pipeline aplikasi klien — dari konsultasi awal hingga enrollment atau visa approval — bisa dijalankan sepenuhnya dalam satu platform tanpa perlu tools eksternal
Staf bisa melihat status semua aplikasi aktif dan mengidentifikasi yang butuh tindakan hanya dari satu view
Appointment dengan klien bisa dijadwalkan dan meeting link tergenerate otomatis tanpa keluar dari CRM

Data & Tracking:

8.521+ aplikasi terdaftar di sistem dengan status tracking real-time
Timeline activity per aplikasi mencatat setiap perubahan stage dan document upload dengan timestamp akurat
Sales forecast per aplikasi tersentralisasi dan teragregasi ke dashboard revenue

Integrasi:

Google Workspace aktif terkoneksi — Gmail sync, Calendar scheduling, dan Meet link generation berjalan otomatis
Komunikasi dengan klien terekam di tab Conversations, tidak tersebar di inbox personal staf

Metrik jangka panjang yang dikejar: reduction in average time-to-completion per application stage, dan peningkatan persentase aplikasi yang selesai tepat waktu tanpa status "At Halt" berkepanjangan.